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【小兰老师】​办结文书的处置

2022-06-22 21:44:40


文件归档,指根据国家有关规定,将属于归档范围的文件整理完毕,定期向本单位档案机构或者档案人员移交。


办毕文件: 是指已经完成了文件处理程序的公文。

办结文书处置: 指根据办毕文件的不同内容或价值,对其分门别类,剔除无用文件,对具有保存价值的文件进行有序化整理的活动。

文件去与留,主要取决于文件的保存价值。文件是否有保存价值,是公文的内容、形式、形成者、公文对本机关的凭证价值和对社会长远的参考价值等因素决定的。

(1)整理归档

文件整理,指文件人员将已经办理完毕、具有查考利用价值的文件材料,按照一定的原则和方法组成具有有机联系的组合体的过程。

文件归档,指根据国家有关规定,将属于归档范围的文件整理完毕,定期向本单位档案机构或者档案人员移交。

文件整理是归档的前提,只有经过系统整理的公文,才可以向档案部门归档。

文件归档必须符合归档范围、归档时间、归档要求三方面的规范。

一是归档范围: 即文件应归档范围,也就是需要转化为档案的文件的范围。

参照《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》国家档案局8号令,详细说明了归档范围和不应归档范围。

保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

二是归档时间: 对于纸质文件,文件形成或处理部门通常应在次年6月底以前向档案室移交。

对于电子文件,一般应在办理完毕后及时向机关档案部门归档。

对于不同载体或者不同门类的归档文件,按照有关规定,并结合本单位自身情况决定。

三是归档要求: 是对归档工作提出的质量要求,即反映文件的形成规律和特点,保证文件的齐全完整,维护文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

(2)文件销毁

文件销毁是指经过鉴定确认已不具备留存价值的公文材料,采取妥善的方法予以删除信息或毁灭记载公文信息的载体。

销毁文件必须慎重鉴定、确认公文是否属于销毁范围。

保存价值应根据文件的内容、形式、文件责任者、对本机关的现实价值,或着对社会的长远历史价值等多方面的因素进行综合考量的,做出准确判断。

一是文件销毁的范围: 单位应根据职能活动的实际情况,制作常规文件销毁清单,指导各部门的销毁工作。

▪ 具体包括重份文件、多余副本;

▪外机关抄送本机关参考的文件或本机关内部机构之间互相抄送的一般性文件;临时性、事务性文件;

▪ 外出参加会议带回的无留存价值的文件;

▪一般文件的草稿、校样与其他已使用过的会议讨论稿、征求意见稿等;

▪ 一般性的群众来信来访记录;

▪ 失去价值的统计报表、登记簿册、简报等。

二是销毁的审批权限:

▪ 一般文件由文秘部门与业务部门负责人审核,定期销毁;

▪ 重要文件或者标有国家秘密等级的文件,必须填写《文件销毁清单》,由各机关文秘部门负责人审核,机关保密部门与分管领导人审查批准;

▪ 待销毁文件由文秘部门妥善安全保管。

三是销毁方式:

销毁文件时至少有两人监销,直至文件确已彻底销毁。

未经审查批准,任何部门和个人均不得私自销毁公文。

▪ 纸制文件销毁可采用销毁机或送造纸厂制作纸浆,用火焚毁等方式。

▪ 电子文件采用永久删除。

(3)文件清退

文件清退指按照有关规定或要求,将办结文件退还原发文机关或指定机关。

文件清退的目的在于保证重要文件或机密文件信息内容的安全,避免文件的丢失或失密、泄密现象的发生,保证文件的郑重性、严肃性、权威性与有效性,避免无用或错误文件信息的扩散。

(4)文件暂存

文件暂存指对既不应归档或清退,又暂时不宜销毁的文件,暂时留存一定时间以备查用、再做处置。

文件暂存便于机关日常工作查阅参考,减轻业务部门频繁查找归档文件给档案部门压力。

(5)平时归卷

是立卷人员按照当年拟定(或修订)的立卷类目的要求,在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷(或组卷),到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方式。

(6)平时归卷的目的

为了加强文件的日常管理,有利于文件材料的齐全完整,防止文件散失或堆积,方便平时查找利用,并为立卷归档工作奠定基础。

(7)平时归卷的主要措施

一是建立和健全平时归卷制度;

即在“机关文件材料立卷归档制度”中明确机关文件材料平时归卷的内容,并采取措施保证平时归卷的实行。

二是要有平时归卷的物质条件;

即瘁备好平时归卷必须的文件材料分类存放设备。

三是注意平时的清查和归卷。

即文件处理人员在平归应不定期地对归卷的文件材料进行清点和检查,如发现问题,应及时解决。