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如何成功组织50人次的新时代网友聚会?

2022-07-01 19:48:05


此次有一大bug在于我忘了设定主持人(思路都还停留在上次10人左右的活动了,觉得组织者稍微串下词就可以)...好在我脸皮够厚,对流程也够熟悉,最后结果还算喜人,但毕竟业余了点,下回请专业的朋友自告奋勇啊~还有一个小bug,为了核准现场出席人


组织活动最先要确定的是什么叻? 当然是灵魂人物的时间啦。

然后,下面是几点干货~~

1.广发英雄帖, 找到你的组委会~

俗话说巧妇难为无米之炊。我们都是一只普通的上班族,精力、能力、资源都有限,所以必须广发英雄帖,找到自己的合作伙伴,组建此次活动的组委会~三个臭皮匠顶个诸葛亮嘛~~更何况, 有好多女诸葛亮!

那我是怎么找的呢?首先得知道都有些什么活儿吧?所以我就大概拉了个组织分工,如下。

一、活动前期

1.1活动召集,确定参与人数及规模

1.2活动流程设计与组织

1.3海报设计

1.4活动相关物资准备

1.5场地踏勘

二、活动当天

2.1签到表制作及后期整理

2.2全程文字记录

2.3影像记录

2.4现场物资准备及签到

2.5活动计时

2.6收费及可能涉及的多退少补

三、活动结束后

3.1后期视频剪辑和制作

3.2感想收集与整理

分工有了,上哪儿找合适的人呢?

这个问题问得好,合作伙伴真的无比重要! 靠谱的合作伙伴,简直是无价之宝!

好消息是,上次组织了一场12人的聚会,我们12只已经 心有灵犀一点通,有默契得很 啦~

然后我先从这12只里面找啦~结果大家都好给力,能参加活动的小伙伴都根据自己的喜好和特长,秒秒钟就把活儿领走了,好开心!

当然,我们人数有限,有几个活暂时空下来,然后我就在聚会的群里吆喝啊张罗的,就又有靠谱的小伙伴主动请缨了呢~~更开心!

比如,通知发出来没两天,Fan就主动提出要给我们免费场地啦!

(这里插一句, 场地是非常关键的因素, 现场踏勘很很重要,一方面是确定活动人数上限,一方面是合理安排现场位置。 如果是咖啡厅茶馆之类的场地,要提前跟老板充分沟通,确认包场费、人均最低消费之类的,避免变卦。同时还要确认现场家具、电脑、音响设备等的摆放, 所以,感谢无比靠谱实在低调的场主Fan!

再比如,Nikki人在美国,肯定无法来参加聚会,但是我看过她公号,知道她人美歌甜还会剪辑,所以就厚颜无耻地跟她私聊拉她入伙了,啦啦啦!

然后 我就建了个组委会的小群,把大家都拉了进来,方便头脑风暴,群策群力!

敲下小黑板:

(1)详细而明确的分工/

(2)相对熟络的合作伙伴/

(3)相对厚的脸皮/

(4)建立组委会小群/

(5)活动场地很重要!

朕觉得,有了这帮小伙伴,天下垂拱而治也!

都有谁呀? 来看看呗

一、活动前期

1.1活动召集,确定参与人数及规模:张张、莫莫

1.2活动流程设计与组织:小迎、紫苏、张张、莫莫

1.3海报设计、现场视频创作: Monkey

1.4活动相关物资准备:张张、Fan、莫莫

1.5场地踏勘:Fan、张张、筱爱、莫莫

二、活动当天

2.1签到表制作及后期整理:张张、筱爱

2.2全程文字记录:小迎、紫苏

2.3影像记录:二丫头、sunny(照相)、筱爱(录像)

2.4现场物资准备及签到:Fan、张张、微尘、筱爱、玲玲

2.5活动计时:微尘

2.6收费及可能涉及的多退少补:莫莫

2.7烘焙师:Serena及老公

2.8现场机动:田小茶

2.9现场茶水:愚木

三、活动结束后

3.1后期视频剪辑和制作:nikki

3.2感想收集与整理:小迎、紫苏

请叫我们: 女子天团! (是的...都是女生,哈哈哈)

2.建立微信群,制作海报、邀请函~

人员确定了,接下来就得干活儿啦!

这会就是组委会的各位大显神通的时候了...

于是我们有了精美的海报和邀请函,上面附了一个只有7天有效期的二维码(为什么只有7天?因为微信的群就只有7天啊),想参加活动的人可以扫码入群。

张张和我负责在群里张罗大家,每天各种艾特~希望你们没有被我们骚扰到,哈哈哈。

后来,由于报名人数过多,我们 设置了报名截止日期 ,不然无法保证活动质量,得不偿失呢~所以,在截止日期后报名被我拒绝的朋友,对不起啊~~下回我提前私信你们~

五颗星重点:微信群运营很重要!

微信群真是个好东东~(给我广告费吗马哥)

首先, 要求入群以“接龙:序号+姓名+职业+自我介绍+想来聚会的原因”的方式报名, 这样 一是便于统计人数 ;二是从来参加聚会的原因中,可以归纳总结出大家的关注点,从而 确定本次聚会主题 ;三是 便于大家在文字上先熟络起来, 我们本是同频者,温热的文字让我们心的距离更加贴近,而且,等见面的时候会有“哇你就是那个说#¥%@的谁谁谁啊”,新时代的网友见面不都这样的么~~

其次, 预先活络氛围。 因为活动当天参与人数很多,现场时间有限,我预先在群里搞了几个小活动,活跃群氛围,拉近距离,比如猜猜群里哪两个是couple、猜到有奖啊,提前梳理出各自的共同爱好啊之类的( 现了一群头马人! ),还没见面呢就聊得热火朝天~~(这样破冰可以省几分钟,不是吗,哈哈哈)

第三, 依据自我介绍来确定聚会主题和活动流程 。我在看每个人的自我介绍时,明显感觉到大家对于职场的困惑和焦虑,感受到了大家想敞开心扉、寻找同频者沟通、听从专业人士指导的心情,并因此跟组委会的小伙伴们商量,将聚会主题定为 “修炼内功心法,化解职场困扰” ,将 “职场成长故事会”“你问我答,Lily准备放大招” 两个环节作为本次活动的关键。

第四, 设计调查问卷, 进一步发掘大家内心的想法和对活动的期待。 其实这个应该在 活动流程设置前发放给大家 ,谁叫我们没经验呢~~

在微信群与大家交流活动流程时,有少数朋友表示不愿意分享故事,只想简单自我介绍。为了更好的把控时间,我设计了个调查问卷,准备分享时区分对待。时间仓促,直接用的公号自带功能,看不到是谁投的票...也无法备注特殊需求...

投票截图

后来朋友推荐应该采用 “问卷星”APP ,功能确实强大多了(快,给我广告费!)

第五, 组织者一定要经常在脑中把整个流程过一过, 看看有没有落下的环节或物资~~我就是这样想起了很多...很多...很多....

第六, 组织者要定期同组委会的各位沟通细节。 我才不会告诉你我和monkey就是这样越搞越大,互相压迫,最后弄出来那个感天动地的视频呢~哇哈哈~

来来来,敲小黑板了:

(1)充分利用群公告/

(2)熟悉每个参加人员情况/

(3)用好调查问卷/

(4)合理设置活动主题和环节/

(5 组织者脑中常有流程/

(6)定期与组委会沟通

再甩一张我们的流程图~


byMonkey@forest

3.活动细节要把控,留有机动人员 ~

第一, 依据活动流程,合理划分各环节时间,并且严格把控住。

比如,活动正式是 2点开始 ,但由于有签到、留名环节,我们通知大家 1点45到场 (即便这样,也还是有少部分朋友迟到了,不怪你们,天儿太热...)

再比如,职场故事分享会环节, 之前调查问卷有朋友说不分享故事,所以设计的是1分钟自我介绍。但是,到了会场,发现每个人都想讲自己的故事! 报名说自己不愿意分享的,听到别人的分享,也被带动起来,想要分享。所以这会时间的把控就非常重要了。幸好我们有专门而又严格的专职Timer微尘,耶。

第二, 现场物资准备要齐全。

幸好我们有场主Fan,真的是靠谱又贴心,所有我想到没想到的,她都想到了!包括但不限于现场投影仪、幕布、电脑、音箱、现场注意事项、wifi密码等,还专门配备了好几款话筒(因为担心不能使用),连话筒电池都备好了,比心。

比如,我们的后勤部长张张,自己亲自采购就算了,当天还带着老公当司机,4岁儿子来跑腿,好多人都说爱上了你!买的小番茄~

还有一点,我们现场有全程录像,之前上海聚会反馈的经验是,电池很容易用光!于是我们带了 5个充电宝 ,这回电是管够了,但是,我们没想到, 内存卡不够用了 !所以后来又用手机录了一段....

第三, 预留机动人员。

活动现场有很多意料之外的情况,这会机动人员就要上场了,比如帮我们开关空调,给大家指指路、带瓶藿香正气水什么的(其实现场还有主动请缨为大家服务的,比如默默为我们倒水的愚木)

第四, 每个环节都应当写到流程里。

大合影是每次聚会都应该有的吧?我也觉得理所当然是这样的,但上次聚会没写在流程里,所以结尾时候就华丽丽的忘掉了...这回差点又忘了,还好有筱爱提醒!

所以,来之不易的合影啊~

第五, 默契的合作伙伴太重要了!

比如,我和张张一个嘴型,她就知道我要数据线,一个眼神,就知道甜品上了快来吃啊!!!哈哈哈再比心~

这段儿没有小黑板了,看粗体字就行~~咩哈哈

4.本次查漏补缺 ~

百密终有一疏啊!

此次有一大bug在于我 忘了设定主持人 (思路都还停留在上次10人左右的活动了,觉得组织者稍微串下词就可以)...好在我脸皮够厚,对流程也够熟悉,最后结果还算喜人,但毕竟业余了点,下回请专业的朋友自告奋勇啊~

还有一个小bug,为了核准现场出席人数,组委会决定在“互动吧”APP再报一次名,并提前收取9.9元物资费(买水果啥的~)但是,我在通知的时候 忘了告诉大家用微信名称报名 ,所以出现了很多名字对不上的情况...最后我不得不花了几个小时把将近50人的资料反复核实、和对不上的朋友一一短信联系求证...

好处是对大家的了解又多了好几分!!

然后, 记得提前用专业问卷调查软件做调查哦~~

还有,下回录像,除了充电宝以外,还要记得多备内存卡!

那什么,在哪里跌倒就在哪里爬起来!希望能充分吸取经验,下次活动组织得更精彩!

5.对于组织者而言最最重要的一点 ~

当你决定担当活动组织者时,其实最艰难的一步就已经迈过了!

剩下的事,只要用心去做便好, 你会聚集龙珠、召唤神龙,全世界 都会为你让路,所有资源都会向你汇集,so just follow your heart!