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超级执行-易效能®A4纸工作法

2022-08-03 23:38:40


Salena A4纸工作法Salena 全马项目个人全马PB接下来将跟大家分享的是超级执行中A4纸工作法如何帮助我们将1-2周内的事件分解,其实也不是我用A4纸工作法非常厉害,而是我遵循叶老师的听话照做,974天以来的持续践行,同时针对叶老


来自五湖四海全球易效能的伙伴们,现在好!我是刘柳芳,我的坐标是美丽的沿海城市福建的福州。易效能三标签:

个人标签

今天是2018年最后一次空中课堂,可以成为18年度最后一次空中课堂分享嘉宾非常高兴也紧张,感谢大家在这岁末还抽空来空中课堂,真得是真爱不是假的,感恩有你们一路同行。

在我分享今天的主题之前我们先来做个调研,现在有用OF的同学打666,有用A4纸工作法的同学打777,OF与A4纸工作法都有用的同学打888,感谢大家的回应。

这张是我在工作上使用的A4纸工作法,第二张是我在健康跑全马的项目计划,收获小小的成果我的全马PB达成。

Salena A4纸工作法


Salena 全马项目


个人全马PB

接下来将跟大家分享的是超级执行中A4纸工作法如何帮助我们将1-2周内的事件分解,其实也不是我用A4纸工作法非常厉害,而是我遵循叶老师的听话照做,974天以来的持续践行,同时针对叶老师进阶课第六周课件进行了全面梳理,从人脑的特性到如何记录排程,再到如何将复杂事件明确化,用行动可执行、可操的工具让我们达成,

A4纸工作法是让我在工作上越用越好,让我这原来的“救火队长”变成现在工作上每天平均只花2小时的“效能达人”,在健康方面用超级执行的项目PAS法让我跑全马的计划分解到每月每周每天收获一份份的惊喜,同时也激发我将视角延伸,从周往月再往年的方向,真正学习在行动之后,做了就会有感受,有实践就会有受益。

A4纸工作法我个人理解为是一个工具,是帮助自己在繁杂的事务中分离出来的工具。

不知各位记得您在上易效能之前情景吗?

您可提前知道今天要发生的事吗?

你身边发生的事件是一件件有预见性的吗?

当时的我遇到的许多事情真是无法想像从哪里冒出来了,有时正当想坐下来好好处理手头事务时,左一个电话,右边又过几位同事等着我的答复,突然脑袋里闪过一件更紧急的事,真是手忙脚乱,每天就在这种陀螺式的旋转中过去,一天下来疲惫不堪。

在搞清怎么用这个工具,什么时候开始使用?我们需要清楚认识自己,认识人的大脑的特性,容易被内外信息干扰,内存有限,容易遗忘且产生焦虑,忘记重要的事情,这些特性决定了我们很难集中,大量未完成事件和新信息不断交织,自身很难做出全面正确判断,要高效地利用大脑,发挥大脑的优势,我们就需要更多学习和利用工具来辅助大脑。叶老师跟我们分析了日理万机三大流程--记录,排程,执行来管控,在此执行是关键。

“人生不在于做多少事,而在于把重要的事情首先做、用心做、做到极致。”对事件的排程要遵循要事优先高能完成,做减法,启动4D原则,

4D原则

[1、删除(Delete):把与目标无关、不重要、没意义的事情从自己的记录中删掉,不执行;2、推迟(Delay):把和重要不不紧急或者暂时没有考虑好的事件暂且搁置,推迟执行的时    间;一旦没有重要紧紧事件的时候,一定要抽出时间来关注这些被推迟的事件。                    3、委托(Delegate):学会授权与合作,将能委派出去的事情尽量派给更适合干这件事的人去完成;                                                                                                                                       4、执行(Do):那些无可推脱,非你不可的重要紧急事情,就不要犹豫,马上去做!做完以后,去关注重要不紧急的事件,并思考如何改善。]

我们只有把有限的时间和精力放在最重要的事情上,放在能让我们的人生更有意义和价值的事情上,面对事件启动高效能执行三问“1、要不要做?2、想象要达成的结果。3、思考行动的步骤。

3问

确定这件事“要做”,想象达成的结果,充分发挥空间形象,将事件的最终画面与场景描绘出来,想象实现的过程和场景,接下来采取行动主语+动词+参与人员+事情。比如我与朋友在金山体育中心约跑8公里,就是“我(刘柳芳)+跑步+某某朋友+金山体育中心跑8公里”,当然许多事情并不是像单次跑步那么简单的。

事件分解行动描述

接下来我将与大家分解事件是安排放置在日历上还是进入弹性清单,再利用A4纸工作法使用的具体操作。

时间管理的本质是对事件进行分类、排序和选择,依照资源聚焦近期事件、执行事件进行细化“近细远粗”原则,把重要且紧急要马上做的事再次分类成日历和清单,日历事件少,弹性清单上放置更多事件。说实话刚开始我一定不会比同学们好到哪?我也出现过叶老师说的在日历上跑步的情况,最后自己都不想打开日历也不去看日历了,所以日历上记录的应是相对固定的或者公共事务,只放明确要做,一定会做的事件。

日历事件

那些重要紧急的其他事务进入了“弹性清单”,要马上完成吗?答案"不”,而是需要灵活地根据时间、空间、精力能量和他人的配合状况批量完成它、委托它,也就是说在对的时间,对的空间,做对的事情,就是天时地利人和。

天时地利人和

进入弹性清单的事件,需利用易效能排程五要素“T/STEP"进行分解,[第一个T,是time的首字母,代表时间;S,是space的首字母,代表空间;T,是tool的首字母,代表工具;E,是energy的首字母,代表精力、能量;P,是people的首字母,代表自我和他人,一件事情的参与人员。]

易效能排程五要素


Salena A4纸工作法

这是我今年7月份第一周工作事项,利用A4纸工作法的原理展开为例,在我2018年梦想版里有全马计划,所以一周固定3次跑步是日历事件,同时每周三早上的Staff meeting,每周五下午的设购产销会议也是日历固定事件。像集团内控自查事件这其实上周遗留下来应该在周二之前必须完成的事项,故而也是借用日程这一栏时间来表示截止日,在这周还有2次外出海关处理事务,通常是安排在下午可控时间去完成,可以看到这些事件在原有收集排程时就有经过初步应用前面所讲的4D原则,但到后面实际执行时还是有委托,有被删除,也有被推迟的,有些利用碎片时间处理的,而且每件事都不是将时间安排满满的,感知自己身处的情境,才能真切地活在当下,完成相应可以完成的事情。

2018全马项目

再比如我的2018年全马项目,感谢吴栋老师的帮助,我列出自己42周每周3次126次1020公里的训练计划。七个步骤按月化解入每周、每天再体现在A4工作法的细项中,有此清晰可执行方案18年年初1月份就启动,这么长时间的计划会有变化吗?会的,比如4月底到6月底2月因异外受伤训练停止,7月份原本要进入提高速度的训练,也依实际情境进行了平衡训练,

为了将滞后的时间补上,我一直思考怎样带动福州当地易效能的伙伴们晨跑,其实也有私心是想让自己可达成全马计划,就怕一个人跑着跑着跑丢了,直到8月底成立福州跑团,9月1日开始带领福州易效能同学线下每周六的聚跑,每周2,4自行线下跑打卡发跑团,激发跑友们自行跑,将自己放在跑团团长的位上更好严格管控自己,10月易效能总部也发起了全球易效能跑团,让我的全马目标梦想更进一步。


易跑团@福州邀请卡

同时也激励跑友们报名参加福马,最后我们接龙人员有33人参赛,6人全马,17人半马,10人迷你跑,现场还遇到许多易效能的米粉,除了福州本地易效能伙伴和他的朋友,还有厦门易效能跑团的伙伴以及他们的家人,还有来至沈阳的贺教练夫妇,大家安全完赛是关键,我个人也达成全马PB(person best),个人成绩有待进一步提升,但也是自己持续践行的体现,有计划有目标可执行。

2018全马安全PB


个人全马完赛


超级执行 总结图

为了能排除大脑的干扰,我们按照日理万机的三大流程:记录-排程-执行进行管控。执行时强调活在当下,特别是要事优先高能完成,

通过三个问句进行排程,把重要且紧急要马上做的再次分类成日历和清单。针对日程和清单,使用严谨而不失弹性的日程、清单执行方案和T/STEP(易效能排程五要素)标签法,帮助我们实现对自己所有事务的全面掌控。

当我们对重要且紧急事件能够管理好时,就可以放眼更长远的规划,也就在管理项目上出成果。这一套超级执行的流程,只要我们用心持续执行,相信你和我都一定可以掌控工作和生活,活出精彩!

今天的分享不知同学们有没Get到你要的内容,就你当下脑袋里冒出的词,或者就当下将自己的事项列出来最烂做起来就好,在做的过程同学们不要忘记叶老师的进阶课永远是我们的指导,不管是你还是我或者是你的朋友进阶课和100讲都可以做为你引路人,还是那句话“真正学习在行动之后,烂开始一定有好结果”。